Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024, poz. 928) w Instytucie wprowadza się „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w Instytucie Biologii Medycznej Polskiej Akademii Nauk”
Celem wprowadzenia procedury jest:
a) stworzenie kompleksowej procedury ujawniania naruszenia prawa i podejmowania działań następczych;
b) określenie zasad dokonywania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa;
c) zapewnienie ochrony sygnalistom;
d) ochrona Instytutu poprzez wczesne wykrycie naruszenia prawa i podjęcie działań przed wystąpieniem skutków takiego naruszenia lub ich minimalizacji.
Sygnalista – definicja
Sygnalista – osoba zatrudniona lub współpracująca z Instytutem, niezależnie od zajmowanego przez nią stanowiska, pełnionej funkcji czy formy zatrudnienia lub współpracy, dokonująca zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą.
Przedmiot zgłoszenia wewnętrznego
Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928).
Tryb i sposób postępowania w sprawie dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych reguluje Zarządzenie nr 21/2024 z dnia 25 października 2024 r. Dyrektora Instytutu Biologii Medycznej PAN w sprawie wprowadzenia „Procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w Instytucie Biologii Medycznej Polskiej Akademii Nauk”
Zgłoszenia naruszenia prawa
Zgłoszenia naruszenia prawa zgodnie z procedurą można dokonać w następujący sposób:
a) elektronicznie na adres: sygnalista@cbm.pan.pl;
b) pisemnie w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „poufne – do rąk własnych” ze wskazaniem Koordynatora ds. zgłoszeń wewnętrznych umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na Instytut Biologii Medycznej PAN, ul. Lodowa 106, 93-232 Łódź;
c) pisemnie poprzez wrzucenie zamkniętej koperty do specjalnej skrzynki oznaczonej jako „ Skrzynka do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych” usytułowanej na korytarzu w budynku Instytutu przy ulicy Lodowej 106;
d) osobiście lub telefonicznie do Koordynatora ds. zgłoszeń wewnętrznych prof. dr hab. Macieja Cedzyńskiego, który dokumentuje zgłoszenie za zgodą sygnalisty w formie karty zgłoszenia, protokołu lub nagrania.
Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
a) dane sygnalisty ( o ile zgłoszenie nie jest dokonywane anonimowo) oraz innych osób, które mają lub mogą mieć związek z dokonywanym zgłoszeniem tj. imię i nazwisko, stanowisko;
b) datę i miejsce sporządzenia;
c) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia prawa;
d) dowody i informacje potwierdzające wystąpienie naruszenia;
e) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwia dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
f) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasad poufności.
Zgłoszenia naruszenia prawa można dokonać na druku zgłoszenia stanowiącym Załącznik nr 1 do procedury
Dane osobowe ujawnione w związku ze zgłoszeniem przetwarzane są zgodnie z zasadami przetwarzania danych obowiązującymi w Instytucie. Obowiązek informacyjny określony jest w Załączniku nr 3 do procedury
Osoba przyjmująca zgłoszenia naruszenia prawa w Instytucie
Koordynator ds. zgłoszeń wewnętrznych – prof. dr. hab. Maciej Cedzyński
Kontakt: tel. (42) 272-36-07, e-mail: sygnalista@cbm.pan.pl
